Klausykit, aš darau verslą, o jūs – komunikuokit, jei norit!” – sako dažnas vadovas, įsisukęs į veiklos rutiną.
Paklauskite bet kurio iš jų, ką jis laiko geriausia vidinės komunikacijos priemone? Atsakymai per daug nevarijuos: „O kaip mes bendraujame? Elektroniniu paštu, telefonu, na, dar susirinkimai“.
Į tą patį klausimą personalo vadovas pasakys: „Naujienlaiškis, nes paprastas, greitas ir pasiekia tiesiai iš vadovo visiems darbuotojams“. Finansų direktorius – skaičių žmogus – bus konkretus: „Sąskaitos ir ataskaitos“. Ką galvoja projektų vadovai, administracijos darbuotojai, inžinieriai ar pardavėjai: „Na, buvo naujametis renginys, o daugiau – ką aš žinau….
„Didžiausios mūsų organizacijos problemos yra darbuotojų motyvacija ir komunikacija“, – identiškas tyrimų išvadas galima rasti ir studentų darbuose, ir pasaulinių tyrėjų ataskaitose. Todėl pasikalbėkime dar kartą apie tai, ką reikia daryti ir ko nedaryti vykdant savo organizacijos vidinę komunikaciją.
Daryti
STEBĖTI, KAIP DIRBA KOMANDA
Nieko nėra svarbiau už stebėjimą, kaip dirba tavo komanda. Visų pirma, kaip jie bendrauja tarpusavyje. Kaip jie sprendžia problemas ir darbinius klausimus, dėl ko ir kada dažniausiai ginčijasi. Vertinkite, kas jiems padeda komunikuoti lengviau, o kas komunikaciją tik apsunkina. Keiskite nedelsdami. Kiekvienas turi savitą komunikacijos stilių ir būdą, yra rolės ir funkcijos, pareigos ir atsakomybės. Gali būti geografinių ir kultūrinių skirtumų. Bėgti nuo kalno lengva, užkopti – sunku. Ieškokite naujų priemonių ir technologijų, kurios leistų ne tik siųsti informacija žemyn, bet ir operatyviai rinktų grįžtamąjį ryšį.
NAUJIENLAIŠKIS – KOMANDOS KOMANDAI
Mažesnei komandai informacinė lenta, prie kurios galima prikabinti nors ir „Post-It“ lipdukus, gali būti pati geriausia komunikacijos priemone. Čia galime žymėti renginius, susitikimus, skelbti bendro pobūdžio informaciją ar taisykles. Kita vertus, reta didesnė organizacija apsieina be naujienlaiškių darbuotojams. Svarbu, kad juose atsispindėtų du dalykai: pasiekti rezultatai ir numatomi planai. Nepamirškite, kad darbuotojai gilinasi į specifines savo veiklos sritis. Jie nežino to, kas darosi organizacijos vadovo, vizionieriaus, lyderio galvoje, todėl Jūsų pareiga tai atskleisti.
KOMUNIKUOTI REGULIARIAI
Net ir stovintis laikrodis du kartus per parą komunikuoja mums teisingą laiką. Reguliari komunikacija visuomet laimi prieš tą, kuri yra vykdoma pripuolamai. Tegul ir ne visuomet ji bus „blizganti“ ar „išpudruota“ profesionalių plunksnos riterių, tačiau pranašesnė už tą, kuri pradedama su dideliu patosu, plačiais užmojais, tačiau subliūkšta tartum balionas, susidūręs su pirmuoju spygliu.
ĮVARDINTI, KAS YRA PAGRINDINIAI ĮMONĖS KOMUNIKATORIAI
Daugelis pripažįsta magišką komunikacijos galią turinčias vietas: „rūkomajį“ ar „virtuvėlę“. Bendros laisvalaikio pertraukėlės sujungia bendraminčius ir paverčia juos geriausiai informuotais visoje įmonėje. Kodėl sau neįsivardinus pagrindinių įmonės komunikatorių, kurie buria žmones? Pakalbėkite su jais, jeigu sugebėsite paskatinti juos prisiimti daugiau atsakomybės už komunikaciją įmonėje, jausitės tvirčiau ir labiau savimi pasitikintys. Duokite jiems į rankas technologinius įrankius komunikuoti – ir pirmyn!
Nedaryti
SIEKTI KONTROLIUOTI VISKĄ, APIE KĄ KALBAMA
Šis patarimas primena, kad vadovai kartais siekia 100 proc. kontroliuoti viską, apie ką yra kalbama organizacijoje – tarp skyrių, padalinių ar kolegų. Šimtaprocentinės kontrolės nebūna, absoliučiai galime kontroliuoti tik save patį. Be to, perdėta priežiūra primena G. Orwelo „1984-ųjų“ Didįjį Brolį, negi norite tokiu tapti? Brandžios kultūros organizacijoje žmonės labiausiai vertina tai, kai su jais elgiasi kaip su brandžiomis ir suaugusiomis asmenybėmis.
ŠALTAS, FORMALUS IR UŽSAKOMASIS STILIUS
Blogiausia, ką galime padaryti – tai padaryti iš naujienlaiškio vargą patiems sau, o kartu ir kiekvienam, kas jį skaitys. Šaltas, formalus, bedvasis ar atvirkščiai – perdėm panegirinis – stilius, blaško ir kelia nepasitikėjimą. Tvirtai sukaltas ir nuoširdus naujienlaiškis visuomet efektyvus. Formulė veikia. Žmonės gali neprisiminti detalių, bet esmę žinos. Kiekvieno mėnesio paskutinį penktadienį priminkite padalinių vadovams atsiųsti savo skyriaus naujienas Jums asmeniškai. Pridėsite savo įžangą, įžvalgą, apibendrinimą, palinkėjimą, ir turėsite puikią komunikacijos priemonę.
PRIEVARTAI KOMUNIKUOTI
Auksinė vidinės komunikacijos taisyklė: „Daug daugiau pasieksi su cukrumi negu su druska“. Į komunikaciją darbuotojus reikia įtraukti, sudominti, klausti ir kviesti atsakyti. Skatinkime komandos jausmą, kalbėkime apie jį visomis progomis. Bausmėmis komunikacijos nepaskatinsite, tik aiškinimu ir patarimais. Kalbėkime pavyzdžiais, tegul komunikacija tampa įpročiu, o ne prievartiniu veiksmu.
NEVERSKITE VISŲ BŪTI TOKIŲ KAIP VIENAS
Nepamirškite, kad toli gražu ne visi komandos nariai yra komunikatoriai iš prigimties. Visuomet atsiras tokių, kurie geriausiai dirba vieni, porose ar mikro grupėse. Užtikrinkite, kad tokie žmonės turėtų technologinius įrankius komunikuoti, tačiau nesijaudinkite, jei jie yra ne per daug aktyvūs intranete ar bendrose diskusijose.
PRISIMINKITE Kuo sėkmingiau organizacija dirba kurdama aplinką, kuri skatina komunikaciją ir bendradarbiavimą, tuo daugiau organizacijoje yra įsitraukimo, produktyvumo ir inovacijų.
Straipsnio autorius: Person Premier ekspertas Tomas Staniulis